Dokumentacja medyczna dla pacjenta, personelu medycznego i podmiotu leczniczego może mieć znaczenie jeszcze przez wiele lat, przy kontynuacji leczenia, kontroli, sporze prawnym, postępowaniu odszkodowawczym, analizie zdarzenia niepożądanego czy ocenie prawidłowości udzielonych świadczeń. Dlatego przepisy jasno określają, jak długo dokumentacja medyczna powinna być przechowywana. Zasadą ogólną jest 20 lat, ale od tej zasady istnieją ważne wyjątki. Kluczowe jest także to, od kiedy liczymy ten termin, bo nie zawsze od daty hospitalizacji, wizyty czy wypisu. W niniejszym artykule pozbieraliśmy dokumentacyjne ramy czasowe przechowywania dokumentacji medycznej.

Podstawowa zasada: 20 lat

Co do zasady podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Wynika to z art. 29 ust. 1 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.  

Uwaga: Termin nie jest liczony od dnia przyjęcia pacjenta, dnia zabiegu, dnia wypisu ani dnia zakończenia leczenia, tylko od końca roku, w którym w dokumentacji pojawił się ostatni wpis.

Przykład: jeżeli ostatni wpis w dokumentacji pacjenta został dokonany 15 marca 2026 r., okres 20 lat liczymy od 31 grudnia 2026 r. Dokumentacja powinna być więc przechowywana do końca 2046 r.

W praktyce oznacza to, że każdy późniejszy wpis, uzupełnienie, adnotacja lub kontynuacja dokumentacji w ramach danego procesu leczenia może mieć znaczenie dla ustalenia początku biegu terminu przechowywania.

Dlaczego liczymy od końca roku?

Liczenie od końca roku kalendarzowego upraszcza archiwizację i porządkuje obieg dokumentacji. Placówka nie musi osobno wyliczać terminu dla każdego dnia roku, tylko przyjmuje jeden punkt odniesienia: ostatni wpis w danym roku i koniec tego roku. Dla praktyki oddziałowej, poradnianej czy gabinetowej ma to znaczenie organizacyjne. Dokumentacja pacjenta z ostatnim wpisem z 2026 r. trafia do grupy dokumentacji, której podstawowy okres przechowywania liczony jest od 31 grudnia 2026 r.

Najważniejsze wyjątki od zasady 20 lat

Ustawa przewiduje kilka sytuacji, w których dokumentację przechowuje się krócej lub dłużej niż standardowe 20 lat: 

· 30 lat - zgon pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia - dokumentacja medyczna pacjenta, który zmarł na skutek uszkodzenia ciała lub zatrucia, jest przechowywana przez 30 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpił zgon. Ten wyjątek ma szczególne znaczenie w sprawach, w których dokumentacja może być istotna dla ustalenia okoliczności zgonu, odpowiedzialności, przebiegu leczenia lub zdarzeń poprzedzających śmierć pacjenta

· 30 lat - dokumentacja dotycząca krwi i jej składników - przez 30 lat przechowuje się również dokumentację medyczną zawierającą dane niezbędne do monitorowania losów krwi i jej składników. W tym przypadku termin liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. To ważne m.in. w kontekście identyfikowalności, bezpieczeństwa przetoczeń, możliwości odtworzenia drogi krwi i jej składników oraz analizy ewentualnych powikłań poprzetoczeniowych

· 22 lata - dokumentacja dzieci do ukończenia 2. roku życia - dokumentacja medyczna dotycząca dzieci do ukończenia 2. roku życia jest przechowywana przez 22 lata. Ten dłuższy okres wynika z potrzeby zabezpieczenia dokumentacji z bardzo wczesnego okresu życia dziecka. Może ona mieć znaczenie także wiele lat później, np. w diagnostyce, ocenie rozwoju, leczeniu chorób przewlekłych czy analizie przebiegu opieki okołoporodowej i pediatrycznej

· 10 lat - zdjęcia rentgenowskie poza dokumentacją medyczną - zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją medyczną pacjenta przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wykonano zdjęcie. Warto jednak zwrócić uwagę na sformułowanie „poza dokumentacją medyczną”. Jeżeli obrazowanie stanowi element dokumentacji prowadzonej w określonym systemie lub jest powiązane z dokumentacją pacjenta, w praktyce należy stosować zasady przyjęte w danym podmiocie zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurą archiwizacji

· 5 lat - skierowania i zlecenia, gdy świadczenie zostało udzielone - skierowania na badania lub zlecenia lekarza przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym udzielono świadczenia zdrowotnego będącego przedmiotem skierowania lub zlecenia.  

 · 2 lata - skierowanie, gdy pacjent się nie zgłosił - jeżeli świadczenie nie zostało udzielone, ponieważ pacjent nie zgłosił się w ustalonym terminie, skierowanie przechowuje się przez 2 lata, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono skierowanie, chyba że pacjent odebrał skierowanie.To wyjątek praktyczny, ale ważny, szczególnie dla rejestracji, poradni, pracowni diagnostycznych i miejsc, w których przechowuje się niewykorzystane skierowania lub zlecenia.

Żeby było czytelniej zebraliśmy wszystko w tabeli: 

Źródło: opracowanie własne

Co po upływie okresu przechowywania?

Po upływie ustawowego okresu przechowywania dokumentacja medyczna powinna zostać zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta. Ustawa wskazuje również, że dokumentacja przeznaczona do zniszczenia może zostać wydana pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu albo osobie upoważnionej przez pacjenta. Oznacza to, że zniszczenie dokumentacji nie może polegać na zwykłym wyrzuceniu papierów do kosza, pozostawieniu nośników bez zabezpieczenia czy usunięciu danych w sposób pozorny. Musi to być proces kontrolowany, udokumentowany i zgodny z zasadami ochrony danych osobowych oraz tajemnicy medycznej.

Co z dokumentacją, gdy placówka kończy działalność?

Zamknięcie placówki, likwidacja praktyki czy zaprzestanie wykonywania działalności leczniczej nie oznacza, że dokumentacja „znika”. Przepisy przewidują zasady przekazania dokumentacji tak, aby była zabezpieczona przed utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem i dostępem osób nieuprawnionych. Jeżeli zadania podmiotu przejmuje inny podmiot, dokumentacja powinna zostać przekazana temu podmiotowi. W innych sytuacjach odpowiedzialność może przejść m.in. na podmiot tworzący, podmiot wskazany w umowie przechowywania, właściwą izbę zawodową albo wojewodę. Dla pacjenta najważniejsze jest to, że nawet po zamknięciu placówki powinien istnieć podmiot odpowiedzialny za przechowywanie i udostępnianie dokumentacji.

Znaczenie dla pielęgniarki i położnej

W codziennej pracy pielęgniarki i położnej znaczenie ma świadomość, że każdy wpis może być czytany, analizowany i udostępniany jeszcze wiele lat później. Dokumentacja pielęgniarska to część dokumentacji medycznej, która może mieć znaczenie dla ciągłości opieki, bezpieczeństwa pacjenta, oceny postępowania personelu, kontroli płatnika, postępowania wyjaśniającego lub sprawy sądowej.

Dlatego, o czym już pisaliśmy w kilku artykułach na portalu – linki poniżej -  wpis powinien być konkretny, rzeczowy, chronologiczny i zgodny z rzeczywistym przebiegiem opieki. Jeżeli pacjent odmówił czynności, zgłosił ból, doszło do pogorszenia stanu, upadku, agresji, zdarzenia niepożądanego, reakcji po leku, problemu z dostępem naczyniowym czy nieprawidłowości w zakresie parametrów życiowych - zapis powinien pozwalać odtworzyć, co się wydarzyło, kiedy, jak zareagowano i komu przekazano informację.

Pamiętajmy, że po latach nikt nie będzie pamiętał dyżuru, rozmowy przy łóżku pacjenta ani tego, „co wszyscy wiedzieli”. Zostanie dokumentacja.

Źródła:

Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, art. 29. https://www.dziennikustaw.gov.pl/DU/2009/s/52/417 dostęp: 15.05.2026



Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania. https://dziennikustaw.gov.pl/D2020000066601.pdf dostęp: 15.05.2026



Rzecznik Praw Pacjenta. Dostęp do dokumentacji medycznej – likwidacja placówki medycznej, śmierć lekarza, czas przechowywania. https://www.gov.pl/web/rpp/dostep-do-dokumentacji-medycznej-likwidacja-placowki-medycznej-smierc-lekarza-czas-przechowywania dostęp: 15.05.2026



 Zdjęcie: Adobe Stock

Grafika: Trek

--------------

Artykuł ma charakter informacyjno-edukacyjny i nie stanowi porady prawnej ani oficjalnej interpretacji przepisów. Terminy przechowywania dokumentacji medycznej wynikają przede wszystkim z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. W konkretnych przypadkach należy uwzględnić aktualne brzmienie przepisów, procedury obowiązujące w danym podmiocie leczniczym oraz ewentualne regulacje szczególne dotyczące danego rodzaju dokumentacji.